Se for deg en arbeidshverdag der håndtering av reiseregninger og bilag ikke bare er raskt og effektivt, men til og med gøy. Se for deg en jobbreise der det å registrere en kvittering går lynraskt, og hvor du blir så imponert at du tar deg selv i å smile. Se for deg en jobbreise der kilometergodtgjørelse kobles direkte til Google Maps på telefonen din, og der du kan booke flyreiser og hotell via den samme appen som automatisk laster inn kvitteringer fra ditt hotellopphold! Det er faktisk mulig. Fremtidens løsning for reise- og utleggsrefusjon er her: SAP Concur Travel & Expense.
For oss i Sariba er det viktig å kunne tilby våre kunder de aller beste løsningene markedet har å by på. SAP Concur Travel & Expense er SAPs satsningsområde innen prosessen for reise- og utleggsrefusjon; en skybasert løsning som dekker reiseprosessen fra A til Å i en og samme app, både før, under og etter en reise. Vi har faktisk så stor tro på denne løsningen at vi har valgt å sertifisere flere av våre kollegaer i nettopp SAP Concur, i tillegg til at vi er offisiell SAP Concur partner.
SAP Concur – før jobbreisen
SAP Concur lar deg og dine medarbeidere booke alt du trenger til jobbreisen via en og samme app; du booker enkelt flyreiser, leiebil og hotell. For å sikre at det hele foregår i henhold til akkurat din bedrifts reisepolicy legger vi ditt regelverk inn i løsningen. Hvis du for eksempel ønsker at de ansatte kun skal booke hotellrom som det er mulig å avbooke, eller at de skal holde seg under et visst prisnivå, sørger reglene for at søket kun viser relevante resultater. Du har også mulighet til å markere hvilke flyselskap eller hotellkjeder du foretrekker at dine ansatte bruker.SAP Concur er knyttet til de aller fleste reiselivsaktører (hotellkjeder, reisebyråer, leiebilselskap etc), og når en reise eller et hotellopphold er booket via appen vil kvitteringen automatisk lastes opp i Concur. Hvis din bedrift har en avtale med flyselskap eller en hotellkjede som gir dine ansatte gunstige priser vil det også fremkomme i SAP Concur.
SAP Concur – Under jobbreisen
SAP Concurs bilagshåndtering er både enkel og intuitiv, og kan tas i bruk allerede mens du er på reise. En unik funksjon i Concur er måten registrering av kvitteringer skjer på: du tar bilde av kvitteringen med mobilkameraet, og en scannerfunksjon tolker opplysningene og gir korrekt informasjon til bilaget som opprettes i appen.Concur har også gjort registrering av kilometergodtgjørelse svært enkelt. Du legger inn start- og sluttadresse, og strekningen vises i Google Maps. Du endrer enkelt reiseruten hvis du har kjørt en annen vei enn det som foreslås som raskeste rute.SAP Concurs landspesifikke maler dekker reglene for de landene du trenger. Malen for Norge inneholder blant annet statens reiseregulativ og regler for diett, slik at dette hensyntas når du og dine ansatte skal føre reiseregninger. Utleggsrefusjon knyttet til jobbreiser er også enkelt i Concur. Har du spist middag med en kunde vil du kunne hente opp informasjon om kunden direkte fra din kalender eller kontaktliste. SAP Concur er altså en svært god løsning for både reise- og utleggsrefusjon.
SAP Concur – etter jobbreisen
Når reisen er avsluttet sendes reiseregningen inn via appen, og går videre til nærmeste leder som får en melding i sin app om at reisen er klar til godkjenning. I appen får lederen enkelt oversikt over hva som er registrert, og reiseregningen kan enten godkjennes eller sendes tilbake til den ansatte for korreksjon. Reise- og utleggsrefusjonen sendes så videre til for eksempel finans. Hvem som skal motta refusjonene, og i hvilken rekkefølge, setter vi selvsagt opp slik at det gjenspeiler arbeidsflyten i akkurat din bedrift.
SAP Concur – til utleggsrefusjon
Coronapandemien har påvirket mange aspekter av livene våre, og det at svært mange av oss har blitt plassert på hjemmekontor har fått frem viktigheten av å ha en god løsning for reise- og utleggsrefusjon .Når alle dine ansatte skal be om refusjon for bredbånd, eller for innkjøpt utstyr til hjemmekontoret sitt, samtidig, blir det veldig tydelig at det ikke lenger er nok å bare ha en løsning for utleggsrefusjon, du må ha en svært god og intuitiv løsning for nettopp dette. Også her er SAP Concur løsningen på mange av dine utfordringer.Løsningen lar deg legge regler og logikk inn i løsningen, slik at verken du eller dine ansatte trenger å bekymre dere for at disse overholdes. Har dere for eksempel en grense for innkjøp til hjemmekontoret på 5.000 kroner, legges dette inn i SAP Concur. Du kan velge å sette opp advarsler når totalsummen nærmer seg, eller du kan legge inn sperrer som gjør at det ikke er mulig å registrere for mer enn dette beløpet. På denne måten forenkler du prosessen og reduserer antall feil på en og samme tid.Visste du forresten at 20% av ansatte har minst et kjøp på sin utleggsrefusjon som ikke er i henhold til regelverket? Og at 10% av jobbreisende har dobbeltført minst en utgift på reiseregningen sin? Dette kan koste deg dyrt både i form av penger, og det å ikke være compliant. De gode nyhetene er at du enkelt får kontroll på dette ved å ta i bruk SAP Concur.
Et system gir deg helheten for reise- og utleggsrefusjon
Ved å flytte hele reiseprosessen til en og samme løsning får du nye og unike muligheter for rapportering. Som leder kan du se hvilke reiser dine ansatte booker, og hvilke elementer som er kostnadsdrivende. Du vil også kunne ta ut rapporter som viser om de ansatte følger ditt firmas reisepolicy, og om det er dobbeltregistreringer av reisebilag.
Hvem bør bruke SAP Concur?
For deg som enda ikke har tatt i bruk mobile apper for å forenkle og automatisere prosessen for reise- og utleggsrefusjon er Concur et glimrende valg. Concur er også en svært god løsning for deg som ønsker å få hele reiseprosessen i en og samme løsning. Om du har ansatte i flere land er også SAP Concur løsningen for deg. Concur gir deg en unik støtte for å håndtere ulike lands regelverk i en og samme løsning. Vi mener at SAP Concur er løsningen for enhver bedrift som ønsker å forenkle og forbedre sin reise- og utleggsrefusjonsprosess, og for alle bedrifter som setter brukervennlighet og compliance høyt på agendaen.
Gevinster ved å ta i bruk Concur
- Systemet sørger for at de ansatte fører reise- og utleggsrefusjon riktig, og at leder godkjenner riktig.
- Reduserer feil ved å flytte regelverk og logikk fra personalhåndbok og ansattes hoder og inn i løsningen.
- Reduserte reiseutgifter og kostnader ved å gi dine ansatte tilgang til et reisebyrå
- Concur sørger for at du og dine ansatte forholder dere til regelverket, og du sørger for at dere er til hver tid er compliant
- Du og dine ansatte får tilgang til en intuitiv mobilapplikasjon og et moderne webgrensesnitt, som til enhver tid er oppdatert fordi det er en skyløsning
