Se det for deg: Du har implementert markedets beste HR-system og prosjektet er ferdigstilt. De ansatte bruker løsningen akkurat slik du hadde planlagt det; De registrerer timer, fravær, feriesøknader og permisjoner. Du bruker det til å følge opp de ansatte og til å holde gode utviklingssamtaler. Du har optimalisert onboardingsprosessen din, slik at dine nyansatte talenter blir produktive før du vet ord av det. Lønn utbetales som det skal, refusjonsprosessen fungerer helt utmerket. Men hvordan går det med HR-rapportene?
Hvordan komme i gang?
Til tross for at du har en glimrende løsning, hvor alt ligger til rette for at du skal kunne rapportere på det du trenger, må du fortsatt komme i gang. Du må vite hva du skal rapportere på, og hvem du skal rapportere til. Her lønner det seg altså å stille seg noen konkrete spørsmål før du setter i gang:
- Hvem skal motta rapporten?
- Hva skal rapporten brukes til?
Svarene på disse spørsmålene vil avdekke om rapporteringen du skal foreta er operasjonell eller strategisk, og således hjelpe deg videre på din rapporteringsreise.
Operasjonelle vs strategiske HR-rapporter
En operasjonell og en strategisk rapport er to svært ulike rapporter. Ikke bare inneholder de forskjellige rapporteringsellementer, de brukes også på svært ulike måter, og av forskjellige personer i din bedrift.
En operasjonell rapport er enten intern, og brukes av ledere til daglig oppfølging, eller ekstern og benyttes til myndighetsrapportering. Her rapportere du med fakta og tall som for eksempel på sykefravær eller egenmeldinger. Uavhengig av om rapporten er ekstern eller intern er de gjerne basert på transaksjonelle data, viser detaljer på personnivå, og gir en viss form for sammenstilling. De interne, operasjonelle rapportene kan ofte sees i lederes dashboard.
Strategisk rapportering er ofte baserte på faktatall og aggregerte data og brukes av ledergrupper til analyser og strategiske beslutninger.
At ledere og ledergrupper får tilgang til de aller beste rapportene er selvsagt utrolig viktig, men har du tenkt på at rapportering til medarbeidere også er både viktig og riktig?
2 spørsmål du bør stille deg
Du har nå klart for deg hva som er forskjellen på en operasjonell og en strategisk rapport, og det er kjempebra, men det er fortsatt to viktige spørsmål du må stille deg:
- Hvor er dataene?
- Er dataene oppdatert?
For å sette opp relevante rapporter er det viktig at du vet hvor data skal hentes fra. Har du alt i en og samme plattform? Glimrende! Det å komme videre til neste steg i din rapporteringsreise er såkalt plankekjøring. Men du har kanskje lønn i et system? Tiddata i et annet? Og generell HR-data i et tredje? Og hvor har du egentlig informasjon om fravær? Det er viktig at dette avdekkes slik at vi får spesifiserte hvordan vi skal å hente inn data, eller om vi må gjøre tilpasninger i systemlandskapet for å få dataene inn.
Når vi har oversikten over nøkkeltallene, kan vi gå i gang med å utforme og sette opp rapportene. Det finnes en rekke svært gode ferdigmaler. Den store jobben er å finne ut hva vi trenger, og hvilke datakilder vi har, før de kan aktiveres.
Uavhengig av hvilken gruppe du befinner deg i, kan du ta det helt med ro. Så lenge du har en god samarbeidspartner til å hjelpe deg med kartlegging og oppsett går det helt fint
Det neste spørsmålet du må stille deg er om kvaliteten på dataene er god nok. Er de korrekte og oppdaterte? Det er fint å kunne kjøre rapporter «on the go», men det er ikke spesielt nyttig hvis dataene ikke er korrekte eller up to date. En god datavask, samt det å gjøre seg kjent med dataene, vil derfor komme langt opp på listen over aktiviteter vi vil anbefale deg å gjennomføre.
Hvorfor er riktig rapportering viktig?
Det er selvsagt mange grunner til at rapportering er viktig. Ekstern myndighetsrapportering er lovpålagt og må gjennomføres. I tillegg synes vi følgende punkter er viktige:
- Lederne får lett tilgjengelig, korrekt, og up to date informasjon til støtte i sin hverdag
- Ledergrupper får relevante og oppdatert data til beslutningsstøtte
- Ledergrupper kan hente live data opp i ledermøter, og således diskuter dagens status og ikke forrige ukes resultater – Det blir levende, relevant og on the spot!
- Du sparer tid! Du slipper å bruke tid på å sammenstille data, noe som kan spare deg for dagevis med arbeid pr måned
Rapporteringsbonus – Dashboard for medarbeidere!
At ledere og ledergrupper får tilgang til de aller beste rapportene er selvsagt utrolig viktig, men har du tenkt på at rapportering til medarbeidere også er både viktig og riktig? Medarbeiderne kan lett få tilgang til nøkkelinformasjon i selskapet via dashboards. På denne måten er det enkelt å holde seg oppdatert, dataene er online, og alle ser mer fremover enn bakover. Du flytter altså fokus og øker engasjementet blant medarbeiderne med at de får informasjon on the spot!
Hva kan vi hjelpe deg med?
Vi i Sariba kan hjelpe deg med det meste du trenger innen rapportering. Vi har svært gode konsulenter med bred erfaring knyttet til oppsett av rapporter. I tillegg har vi flere rådgivere som hjelper deg i gang med både kartlegging og strategi. VI kjenner de ulike rapporteringskravene som finnes der ute, og vi vet derfor hva du trenger:
Har du en rapporteringsstrategi? Hvis ikke hjelper vi deg med dette
- Hvilke behov har du?
- Hvilken vei skal du gå?
- Har du definert nøkkeltall?
Hvis du vet hva du vil rapportere på, går vi inn og ser på hvilke nøkkeltall vi skal aktivere. I vår verktøykasse har vi et stort antall nøkkeltall som kan aktiveres og synliggjøres for lederne.
