Vi opplever fortsatt at SAP-kunder har papirbasert personalarkiv. Dokumentene oppbevares da fysisk i mapper og skuffer, og ofte på ulike steder. Dette gjør det tidkrevende å få tak i korrekt informasjon, og det blir vanskelig å styre tilgangene systematisk. I tillegg krever det plass og riktig oppbevaring, noe som også kan by på utfordringer. Heldigvis er det raskt å sette opp et elektronisk arkiv i SAP. Det finnes et elektronisk personalarkiv kalt Digital Personalmappe som er enkelt å sette opp. Det eneste som må være på plass er en såkalt Content server.
I oppsettet velger man den mappestrukturen man trenger, og hvem som skal ha tilgang til de ulike mappene.
Tilganger styres via roller og autorisasjoner som det meste annet i SAP. Prosjektet for oppsett starter med å definere mappene man trenger og hvem som skal ha tilgang til de ulike mappene. Man starter gjerne med å kun gi HR tilgang til alt, og deretter rulle ut til andre grupper som ledere og ansatte. I forbindelse med oppsett av Digital Personalmappe har vi utviklet verktøy for masseopplastning slik at det er raskere og enklere å gå fra et papirbasert arkiv til et elektronisk.
Vil du vite mer? Ta kontakt med Marita Johansen!