Av Joanna Kate Calulot
SAP SuccessFactors People Analytics er den overordnede løsningen for all rapportering, arbeidsstyrkeanalyse og bemanningsplanlegging i SAP SuccessFactors. Analytics hjelper deg med å presentere dataene dine i fornuftige og tilpassede formater, og gir deg et glimrende underlag for forretningsbeslutninger.
Rapportering er uunngåelig. Vi vet alle at det må til, men hvor skal du egentlig begynne?
Hva er behovet?
Hver endring begynner med et behov. Når det kommer til rapporter kan det være så enkelt som at du trenger å utarbeide en rapport med grunnleggende informasjon om en ansatt, eller det kan være så komplisert som å identifisere fraværstrenden i bedriften din de siste fem årene.
Er det gjennomførbart?
For å finne ut av dette må du enten være kjent med systemet ditt, eller med konfigurasjonen av modulen du ønsker å bygge rapporten på. Har du ikke full oversikt? Da vil vi anbefale det å diskutere rapporteringsbehovene dine med en ekspert som kan gi deg fornuftige råd. Snakk gjerne med noen som kjenner løsningen din og som har god kunnskap om SAP SuccessFactors People Analytics.
Å få oversikt over kravene du har er viktig, fordi dette er selve grunnlaget for rapporten din. Dette vil gi deg en oversikt, som vil hjelpe deg med å plassere de ulike delene av informasjon der de hører hjemme. Dette vil også hjelpe deg med å forstå hvilket rapporteringsverktøy du bør bruke, basert på kompleksiteten i rapporteringskravet ditt.
Vi tar et eksempel…
La oss se for oss at du har et behov for å utarbeide en rapport som gir deg oversikt over feriesaldoen til de aktive ansatte i din bedrift. Rapporten må vise inngående saldo, feriedager brukt og planlagt, og gjenværende saldo. Dette er en rapport av det mer komplisert slaget og da er det som oftest Story som er riktig metode , da en slik rapport krever formler og beregninger for å få hentet ut rett informasjon.
Generelt vil vi anbefale deg å lage rapporten i testsystemet først, for å sikre at rapporten faktisk tilfredsstiller alle krav og ønsker.
Dette bør du vurdere i din rapporteringsstruktur
1. Navn: Navn på rapporten
2. Beskrivelse: Forretnings- eller funksjonsbeskrivelse av rapporten
3. Kjøretidsfiltre: En god funksjonsbekrivelse gjør oss i stand til i filtere data som tas inn rapporten (forbrerer responstiden)
4. Spørringsfiltre: Avansert filtrering som skjer i bakgrunnen
5. Omfangsfiltre: Populasjon som skal vises i rapporten
6. Deling: Brukere, tillatelsesgruppe eller rolle for de som trenger tilgang til rapporten og hvilke ansatte den enkelte skal se data på
7. Spørringsstruktur: Utdatastruktur for rapport (f.eks. kolonner og rader, artikkelrapport)
8. Eksempel på rapportutdata: Forhåndsvisning av rapportutdataene
Du kan gi en kopi av analysen til de som har bedt om rapporten, for godkjenning.
Når bør du bygge rapporten i People Analytics?
Når designet er avklart, er det på tide å gjøre kravene om til konkrete resultater. Bygg rapporten som avtalt under designfasen, og juster i de tilfellene det er behov for å endre. Sørg også for å beholde en kopi av det opprinnelige designet, og hold det oppdatert med eventuelle endringer.
Testing er en viktig del av rapporteringsprosessen. HR-rapporter gir generelt både kvantitativ og kvalitativ informasjon om ansatte, HR-praksis og bedriftstrender, noe som er avgjørende for å ta veloverveide beslutninger. Testing av rapporten sørger for at du har den pålitelige informasjonen du er på jakt etter.
Når skal rapporten gjøres tilgjengelig?
Rapporten er nå både opprettet og validert. Hvis det er nødvendig kan du flytte rapporten til systemer/kunder. Du må finne ut om rapporten skal deles med flere brukere, eller om dette skal planlegges etter at den er distribuert.
Å jobbe med rapporter kan oppleves som omfattende, men SuccessFactors har heldigvis masse læringsmateriell som kan hjelpe deg med å komme godt i gang.
Og du: Har du spørsmål om People Analytics er du mer enn velkommen til å ta kontakt.
