Prosesskartlegging – hvorfor det?

Av Katrina Colling Ovenstad

Prosesskartlegging. Smak litt på ordet. Hva betyr det, sånn egentlig? Og er det noe du trenger å bry deg om?
I løpet av pandemien har viktigheten av ha en solid HR-funksjon kommet høyt opp på agendaen hos svært mange bedrifter. For når alle de ansatte brått ble plassert på hjemmekontor, var det å ha optimale HR-prosesser og et knakende godt HR-system avgjørende for både oppfølging og utvikling av ansatte. Pandemien er nå i en ny fase, men viktigheten av HR som funksjon er uendret. Dette har ført til at en rekke bedrifter nå ser etter et nytt HR-system, mens andre igjen ønsker å optimalisere det systemet og de prosessene de allerede har.

Uansett om du befinner deg i en av kategoriene over eller ikke, vil vi være så freidige å påstå at NÅ er tidspunktet for å ta en gjennomgang av dine HR-prosesser. Hvordan virker de for deg? Og hvordan har de virket for din bedrift under pandemien?

Prosesskartlegging – din fase 0

Så, hvorfor er vi så opptatt av prosesskartlegging? Et hvert godt HR-system bør være tuftet på gode HR-prosesser, men det er ikke nødvendigvis slik at de HR-prosessene du har i dag er de aller beste. Det kan for eksempel være en stund siden dine HR-prosesser ble tegnet opp, og verden beveger seg, som kjent, fremover. Det kan være bedriften din har vokst, at dere har endret retning, eller det kan til og med hende at dere har fusjonert? Et viktig spørsmål å stille seg er om kartet fortsatt stemmer med terrenget.

Uavhengig av hvilken retning dere skal ta fremover, vil vi alltid anbefale å kartlegge dagens prosesser for å vurdere om disse er tilpasset deres vei videre. I Sariba ser vi på prosesskartleggingen som en fase 0 i alle planlagte prosjekter. Ved å gjennomføre denne fasen i forkant av et prosjekt, mener vi at både presisjon, kvalitet og resultat av et gjennomført prosjekt øker betraktelig, og vår erfaring tilsier at dette gir en mer langvarig gevinst for våre kunder.

La oss ta et eksempel..

La oss ta for oss kompetansekartlegging som prosess. Er dette en prosess din virksomhet har kontroll på? Har dere god oversikt over kompetansen i bedriften, samt hvilken kompetanse dere trenger mer, eventuelt mindre av, i tiden som kommer? Henger dette sammen med strategien som din bedrift styrer etter? En prosesskartlegging vil gi tydelige svar på alle disse spørsmålene, og utfallet vil gi deg gode muligheter til å forbedre arbeidet dere gjør innen nettopp kompetansekartlegging.

«A bad process will beat a good person every time» W. Edwards Deming

Så, hvorfor investere i en prosessgjennomgang?

Som vi allerede har nevnt, er en prosessgjennomgang en klok investering. Du vil kunne redusere kostnader og øke effektivitet, samtidig som du sørger for at de ansattes målsetning er i tråd med din bedrifts mål. Du legger også til rette for utvikling av både lederskap og ledelse, og du skaper en fremoverlent og fremtidsorientert HR-funksjon.

Prosesskartets inntog

Vi regner med at du nå ser verdien av en prosessgjennomgang. Det neste spørsmålet som da bør stilles er hvor og hvordan du starter. Et nyttig verktøy å ta i bruk her vil være et prosesskart. Men hva er egentlig et prosesskart? Hvilken funksjon har det, og er dette virkelig noe du skal bruke tid og energi på?

Et prosesskart kan hjelpe deg med å se og forstå alle prosesser i din organisasjon, og hva organisasjonen din gjør på tvers av funksjoner. Et prosesskart kan også vise deg flyten mellom ulike systemer, kunder og produkter. Alle prosesskart bør kontinuerlig både evalueres og optimaliseres, og bruker du de riktig kan de være nyttige veivisere for hvor dere skal i fremtiden.

Forelder ved prosesskart:

• De beskriver hvordan alle aktiviteter utføres i din bedrift
• De beskriver flyten i aktiviteter
• De kan enkelt brukes til opplæring av nyansatte
• De hjelper deg med å forstå hvor problemer oppstår
• De lar deg forstå hvorfor problemer oppstår
• De hjelper deg med å forstå hvor forbedringer må gjøres
• De viser deg sammenhenger i dine prosesser.

Ok – så prosesskart er nyttige, men hvor startet jeg?

Når du skal ta i bruk et prosesskart er det flere spørsmål du bør stille: Hvor god flyt er det i organisasjonens prosesser? Sikrer vi verdiskapende aktiviteter? Utføres alle prosesser likt? Hvordan sikrer vi kvalitet i prosessene? Og gjøres det evalueringer på de ulike prosessene vi har?

Spørsmålene du bør stille er både mange og viktige, men tiden strekker ikke alltid til. Det kan hende du heller ikke har nok ressurser eller kapasitet til å følge opp dette heller.