Medarbeidersamtalen er en ypperlig arena for å bygge relasjoner med dine ansatte. Du kan ta bedriftsstrategien ned på individnivå, og motivere dine ansatte til å utøve en høy grad av selvledelse. Medarbeidersamtalen er ikke til å kimse av: Samtidig som den tilrettelegger for den ansattes individuelle utvikling, sikrer samtalen at alle jobber i samme retning.
Med god forberedelse, gjennomføring og oppfølging, vil du kunne øke både din egen og den ansattes arbeidsglede. Er dere omforent om hva samtalen skal ta tak i, vil dere kunne få en høyst produktiv samtale. Produktive samtaler skaper verdi for bedriften som kan måles med medarbeiderundersøkelser.
Se listen under for tips til medarbeidersamtalen:
- Kartlegg den ansattes behov før medarbeidersamtalen
- Forbered medarbeidersamtalen med en agenda
- Still gode spørsmål i samtalen
- Tenk godt gjennom formidlingen din
Les mer: HR- og medarbeiderutvikling: Medarbeiderundersøkelser
I denne veiledningen går vi inn på de fire områdene du bør vite om i forkant.
Tips 1. Kartlegg den ansattes behov før medarbeidersamtalen
Har den ansatte noen spesifikke behov eller ønsker? Finnes det noe spesielt de ønsker å gå gjennom? Med mindre dette er blitt luftet på forhånd, kan du undersøke dette hos den ansatte.
En slik spørrerunde viser at du er en trygg leder som tar den ansattes interesser seriøst. Trygge ledere bidrar til gode samtaler. Derfor bør alle ledere ha fått opplæring i hvordan en medarbeidersamtale gjennomføres på best mulig måte.
God struktur skaper god flyt, og her finnes det gode systemer du kan støtte deg på. Ved hjelp av riktig systemstøtte vil både du og dine medarbeidere enkelt kunne forberede dere og bidra til samtalen. Slik stiller dere med de samme forutsetningene for den.
Tips 2. Forbered medarbeidersamtalen med en agenda
Gjennomfører du medarbeidersamtaler fordi det står i en overordnet HR-plan? Eller er det fordi du har som mål å utvikle dine medarbeidere? Dersom svaret heller mot det førstnevnte, er det fare for at dine ansatte vil oppleve samtalen som en lite relevant og tidkrevende pliktøvelse. Det har aldri hjulpet på noens motivasjon eller engasjement.
Derfor er det viktig at medarbeidersamtalen har en klar agenda. Planlegg agendaen på forhånd av samtalen. Skal samtalen dreie seg om utvikling for fremtiden, vurdering av resultater i perioden som er gått, eller kanskje begge deler? Det finnes ingen fasit.
Det vesentlige er at både du og den ansatte vet hva dere skal snakke om, og at du har både vilje og kapasitet til å følge opp samtalen. Har du ikke det, kan du ikke forvente de store resultatene. Forutsigbarhet skaper trygghet, og gir en mer fruktbar medarbeidersamtale.
Tips 3. Still gode spørsmål i samtalen
Medarbeidersamtalen kan ta opp spørsmål om arbeidsoppgaver, mål og arbeidsplaner; ledelse; arbeidsmiljø og samarbeid; og faglig og personlig utvikling. Samtalen kan også følge opp forrige medarbeidersamtale.
Eksempler på spørsmål til medarbeidersamtalen:
- Hvilke oppfølgingsmål er blitt nådd fra forrige medarbeidersamtale?
- Hvordan ser du ditt arbeidsområde og dine -oppgaver i sammenheng med avdelingens/organisasjonens mål?
- Er du fornøyd med dine arbeidsoppgaver, ditt ansvar og din myndighet?
- Får du den oppfølgingen du trenger av meg?
- Hvordan trives du i arbeidet ditt?
- På hvilke områder ønsker du å utvikle deg i arbeidet ditt?
- Er det kvalifikasjoner/sider ved deg som du ikke får utnyttet i nåværende stilling?
Tips 4. Tenk godt gjennom formidlingen din
Er det slik at medarbeidersamtalen foregår mellom to likeverdige parter? Ja – du og dine medarbeidere er ansatt i samme bedrift, og har muligens samme faglige bakgrunn. Samtidig er du deres leder. Derfor bør du være bevisst på din posisjon og innflytelse.
Kommentarer og tilbakemeldinger fra deg tillegges større vekt enn fra en kollega på samme nivå. Det betyr at du bør tenke godt gjennom hva du ønsker å formidle, og hvordan du ønsker å formidle det. Dette er spesielt viktig når du skal gi konstruktiv kritikk eller oppfordre til endring hos medarbeideren.
Lykke til! Vil du vite mer om medarbeidersamtalen? Ta gjerne kontakt med oss.