Forestill deg en situasjon der et prosjekt har feilet. Ingenting av verdi er produsert, til kostnader som ingen hadde forutsatt. Kunden er rasende, prosjektleder har gjemt seg og teamet er frustrert. Det naturlige spørsmålet er «Hvorfor?». Metoden «Pre-Mortem» kan bidra til å unngå at scenariet blir en realitet.
Pre-Mortem metoden kan sees på som en form for risikoanalyse, men iscenesatt og dramatisert på en annen måte enn en klassisk risikogjennomgang.
Tips for øvelsen:
Innsamling av informasjon
- Få med alle mulige hendelser som kan ramme prosjektet og legge grunnlag for katastrofen man ser for seg. Sørg for å få med generelle og spesifikke årsaker som har vært årsak til fiaskoen.
- Problematiser gjerne, men sørg for å komme opp med alternativer som ville avverget katastrofen (mitigering), en reserveplan eller beste framgangsmåte for å møte katastrofen når den inntreffer
- Få med en analyse av alle interessenter i gjennomgangen for å forklare hvorfor det gikk så galt
- Adresser gjerne organisatoriske årsaker i og utenfor prosjektet
- Det er vanlig å kun peke på andre aktører enn seg selv og høythengende risikoer som prosjektet ikke hadde tiltak mot. Prøv å unngå det.
- Fokuser på sak/rolle ikke person.
- En forklaring på hvorfor det gikk galt, er gjerne en del av en årsaksrekke. Utdyp.
- Skill mellom prosjekt- og programrisikoer.
- Få frem hva det betyr for DEG at prosjektet er en fullendt fiasko og hvorfor DU burde brukt tid og krefter for å få prosjektet til å lykkes bedre.
Prioritering
Fokuser på problemer som vurderes som topp 10 med hensyn til sannsynlighet for å inntreffe, og som potensielt kan bli en «showstopper» for prosjektet. Fjern problemer man allerede kontrollerer.
Resultatet
Alle forklaringer bør generaliseres, kategoriseres og inngå inn prosjektets/programmets risikoregister. Så igangsettes avvikshåndterende tiltak for å sikre at man ikke havner i situasjonen som nettopp ble beskrevet, eller sørger for å ha en plan for hva man gjør når situasjonen inntreffer.
Som ved all annen metodikk av denne typen kreves det en viss modenhet i organisasjonen for å dra nytte av en slik øvelse.