Drømmer du om et lønnssystem som gjør kontrollene for deg?

Hvem gjør vel ikke det? Alle som jobber med lønn vet at det kan være en omfattende jobb, hvor du må ha øye for både detaljer og det store bildet, samtidig! Heldigvis går verden fremover, og SAP har utviklet løsningen Payroll Control Center (PCC) også kalt kontrollsenteret. Denne løsningen har vår dyktige kollega, May Lise Roseth Larsen, god erfaring med, både når det kommer til implementering og bruk. Heldigvis for oss har May Lise tatt seg tid til å skrive artikkelen under, hvor hun tar for seg kontrollsenteret og hvordan det kan forbedre og forenkle arbeidshverdagen til alle som jobber med lønn.

God fornøyelse!

May Lise Roseth Larsen

Manager Solutions

Lønnskjøringsprosessen fra A til Å

Som SAP lønnskonsulent, og tidligere SAP lønnsmedarbeider, er jeg godt kjent med lønnskjøringsprosessen og de ulike oppgavene som skal utføres i løpet av en måned. Du innhenter data, registrerer data og kjører lønn. Lønnen skal kontrolleres, evt. korrigeres, du ferdigstiller, overfører til bank, posterer og innrapporterer til myndighetene. I tillegg kan det være etterarbeid som intern rapportering, rapportering til en tredjepart samt regnskapsoppgaver.

Oppgavene er i stor grad repetitive siden du gjør mer eller mindre det samme hver måned. En viktig ting jeg har lært når det kommer til lønn er at det er lurt å lage seg en god kjøreplan, eller en detaljert liste over oppgaver. Denne må du finpusse, slik at du hele tiden har god kontroll på hva som er gjennomført for den aktuelle måneden, og hvilke oppgaver som gjenstår. Denne kjøreplanen vil være det ledende dokumentet, og bør være tilpasset akkurat din bedrift.

Men, selv om du har gode rutiner vil det, normalt sett, alltid bli travelt rett i forkant av lønnskjøringen, hver eneste måned! Årsakene til dette kan være flere, men min erfaring tilsier at det er fordi enten:

• Du bruker mye tid på å kontrollere om lønnen er korrekt
• Du har ikke fordelt oppgavene riktig – dette fører til at enkelte oppgaver blir gjort dobbelt
• Oppgaver blir tildelt medarbeidere med manglende kompetanse til å løse dem

Kontrolljobben er selvsagt helt nødvendig for å sikre at lønnen blir riktig, og vi som jobber med lønn, vi er helt enige om at lønnen – den må være korrekt! Men, tenk om det fantes et system som kunne gjort deler av disse kontrollene for deg! Da hadde du spart både tid og ressurser. De gode nyhetene er jo at et slikt system allerede finnes! Ved å implementere, og ta i bruk SAP Payroll Control Centre vil systemet gjøre store deler av kontrolljobben for deg!

En ny måte å kontrollere lønn på

Payroll Control Center er en helt ny måte å planlegge og utføre lønnsprosessene på, samt en ny måte å følge opp og kontrollere at resultatene faktisk blir riktige. PCC gjør det nemlig mulig å automatisere de ulike stegene i lønnsprosessen. Det vil si du tar de enkelte punktene i kjøreplanen, og legger dem inn i systemet. Noen oppgaver kan systemet utføre selv, noen oppgaver gjøres manuelt og noen oppgaver utføres i en kombinasjon av de to.

Selv om en oppgave skal gjøres manuelt, for eksempel det å hente ned skattekort, er den en del av prosessen og det er viktig å inkludere den i listen av oppgaver. Når du har utført en oppgave, fortsetter systemet videre til neste oppgave eller prosess. Når du har prosessene i systemet på denne måten får du et verktøy som sikrer kontroll og dokumentasjon over hele prosessen. Oppgavene blir strukturerte og du har, til enhver tid, full oversikt over hvor langt du har kommet i prosessen. Du sikrer også arbeidsfordeling, unngår skjev arbeidsbelastning, samtidig som du dokumenterer at alt blir gjennomført.

Mindre avhengig av enkeltpersoner

At Payroll Control Center er bra for de som jobber med lønn, håper jeg har kommet tydelig frem, men løsningen har også mange fordeler for bedriften. En av disse er at din bedrift vil være mindre avhengig av enkeltpersoner i lønnsavdelingen. Når oppgavene dokumenteres og legges inn i løsningen, er det lettere å overføre disse til andre kollegaer. Dette er både viktig og relevant i forbindelse med ferieavvikling og fraværshåndtering.

Ulike roller – ulike oppgaver

I standardløsningen til kontrollsenteret er det definert ulike roller som kan knyttes til de ulike rollene man allerede har i SAP. En lønnsadministrator kan fordele oppgaver til de ulike lønnsmedarbeiderne, og i tillegg styre hva den enkelte skal kunne ha tilgang til å både se og å utføre. Underveis i en lønnsprosess vil det dukke opp nye oppgaver, og løsningen kan enkelt settes opp til at oppgaven automatisk tildeles den som, i systemet, er definert til å løse nettopp slike saker.

Lønnsadministratoren kan også kontrollere fremdriften ved å se hvilken status den enkelte sak har, og samtidig følge med på kommentarer som er lagt på de ulike sakene. På denne måten får du produsert høyere kvalitet både raskere og mer effektivt. Smart, ikke sant?

Ulike faser – ulike formål

En virkelig god funksjonalitet PCC kommer med, er muligheten til å dele opp lønnsprosessen i ulike faser. Du legger enkelt de relevante oppgavene i de ulike fasene. Dette gir deg god oversikt over hvor langt dere har kommet i prosessen, og eventuelt hvor skoen trykker.

Den viktige overvåkingsfasen

I overvåkningsfasen er det normalt å sette opp kontroller for datakonsistens, og det som ofte blir kalt masterdata. Det vil si data for en ansatt som kan kontrolleres før en faktisk lønnsavregning har blitt gjennomført. Eksempler på slik data kan være:

• Personnummer
• Bankkonto
• Adresse
• Skattekort mm

Det kan også settes opp mer avanserte kontroller. Eksempel på slike kontroller kan være om en ansatt har fått registrert en for høy lønnsøkning i henhold til definerte grenser, at det er registrert endringer på en inaktiv ansatt, at et kostnadssted som benyttes er låst, eller at det ikke er konsistens mellom registrert data.

For å få til dette, initierer du kontrollene og starter overvåkningen. Dersom noen av kontrollene fører til funn vil det bli sendt en oppgave til den lønnsmedarbeideren som er ansvarlig for den ansatte funnet gjelder for. Lønnsmedarbeideren vil da åpne oppgaven, gjøre nødvendige sjekker og, avhengig om den manglende informasjonen er tilgjengelig eller ikke, enten registrere og avslutte oppgaven, eller legge inn kommentar for senere oppfølging.

Hvilken lønnsmedarbeider som er ansvarlig for hvilke ansatte defineres når du setter opp PCC, og vil være basert på oppsett av struktur og roller. Hvis du arbeider i et stort konsern, kan det være naturlig at hver lønnsmedarbeider har ansvar for sine underselskaper. I andre tilfeller kan det være naturlig at ansvaret baserer seg på ulike typer av medarbeidere, for eksempel funksjonærer og operatører.

Oppsettet av roller vil tilpasses den enkelte bedrift, slik at du vet at det er riktig for nettopp deg. Den aller største fordelen med overvåkningsfasen er at du får fanget opp avvik og manglende informasjon på et mye tidligere tidspunkt enn før. Du vil av den grunn kunne fordele arbeidsbelastning utover en lengre periode i måneden i stedet for å ta alle kontroller først etter at første produktive lønn er kjørt.

Produktiv lønn – det er nå det skjer

Neste steg i prosessen er den produktive lønnsavregningen. Dette vil, naturlig nok, være den største prosessen. Dette er også den prosessen hvor du kan automatisere svært mye av arbeidet.

Prosessen inneholder (vanligvis):

• Å starte en lønnsavregning
• Utføre avregning
• Simulere kontering
• Initiere retningslinjer (kontrollene)
• Overvåke
• Avslutte lønnsavregning

Grunnen til at mye kan automatiseres i denne prosessen, er at alle programmene som skal kjøres, kan forhåndsdefineres. Når du starter prosessen settes jobbene i gang i bakgrunnen med relevante seleksjonskriterier.

Alle kontrollene er forhåndsdefinerte, og når man kommer til punktet for overvåking vil den enkelte lønnsmedarbeider, basert på hvor detaljert du har valgt å sette opp systemet, kunne gå rett inn på sin liste med oppgaver som systemet har produsert. Det vil føre til betydelig redusert tidsbruk på å fremskaffe hvilke data som kan være feil!  All tid blir i stedet brukt på relevant data.

Du trenger ikke lenger å kjøre en rekke rapporter, overføre resultatene til Excel for så å lete etter avvik. Og det beste av alt; i motsetning til et lagret Excel-ark, er systemet dynamisk! Det vil si at når et avvik er kontrollert blir det lagret som ferdigbehandlet. Når du kjører prosessen på nytt, vil ikke den samme feilen dukke opp, fordi du har kontrollert den og markert den som ok, eller korrigert den. På denne måten vil du ikke sjekke samme avvik to ganger. Når det ikke er flere punkter å sjekke på listen, kjører du lønn en siste gang, og overfører til bank.

Også i denne delen av prosessen finnes det enkle forhåndsdefinerte kontroller. Dette kan være å liste ut ansatte med negativ lønn, eller ansatte som får utbetalt mer eller mindre enn en gitt prosent endring fra forrige lønnskjøring, for eksempel 10%. Alle standardkontrollene kan justeres, og du bør fokusere på å bygge inn de kontrollene som er relevant for din bedrift.

I tillegg til å liste ut ansatte hvor du bør sjekke om resultatet stemmer, vil du normalt sett også sette opp kontroller for å finne eventuelle feilmeldinger som må rettes. Her har du også mulighet til å hjelpe lønnsmedarbeideren som får oppgaven ved å inkludere mulige løsningsalternativ for de enkelte feilmeldingene.

Og til slutt: etterarbeidet

Den siste prosessen i vårt eksempel er etterarbeidet. Dette dreier seg i hovedsak om bankoverføring og postering, samt kontroller knyttet til disse prosessene.

Eksempler på kontroller kan være:

• Å finne ansatte som skal ha utbetaling, men som ikke har blitt inkludert i bankfilen
• Å finne om noen ansatte ikke er blitt inkludert i posteringsfilen

Du kan sette opp sammenligninger for å få advarsler dersom det ikke er samsvar mellom hva som blir utbetalt og hva som blir postert. I tillegg vil du også kunne sette opp kontroller som gir oppgaver og løsningsforslag, dersom det er feilmeldinger i en av de nevnte dokumentene, bank fil eller posteringsfil.

Utvidet kontrollsenter og spennende endringer i vente

I tillegg til selve registreringene, lønnskjøring, bank og postering er det obligatorisk for alle bedrifter å innrapportere til myndighetene gjennom det vi kjenner som A-melding eller EDAG. Mange har dette som en del av selve lønnskjøringsprosessen, noe som også er anbefalt.

Siden man per nå må benytte personspesifikk pålogging er det ikke mulig å automatisere denne prosessen fult ut. Når man på sikt kan benytte seg av sikkerhetssertifikater, kan også denne delen av prosessen inkluderes på en effektiv måte. Da vil systemet, gjennom PCC, kjøre jobber og kontroller for deg. På samme måte vil du etter hvert også kunne hente ned sykemeldinger, refusjonsfiler og skattekort fra Altinn, og lese dem inn som del av en prosess i et system. Dagens lønnsmedarbeider i SAP går, med andre ord, en enklere og mer strukturert arbeidshverdag i møte.

Og sånn, helt til slutt

Forutsetningen for at du skulle kunne ta i bruk Payroll Control Center er at du har lønn i enten SAP HCM (også ofte kalt OnPrem) eller i SuccessFactors EC Payroll (Cloud).

Flere og flere bedrifter benytter seg nå av løsningen, og vi i Sariba har opparbeidet oss god og relevant erfaring innen nettopp Payroll Control Center. Vi vet hvordan vi sammen med deg optimaliserer deres system, og vi gir råd om hvordan du kan maksimere nytten av kontrollsenteret. Løsningen kommer fra SAP med et standard oppsett som inneholder et sett av kontroller og roller. Vi vil uansett anbefale deg å utvide, endre og tilpasse både kontroller og roller slik at din bedrift får inn deres skreddersydde kjøreplan.