«Prosjekt Effekt»

JM Norge en av Norges største og mest anerkjente boligleverandører, og en del av det børsnoterte svenske boligselskapet JM AB. JM er opptatt av trygghet, enkelhet og funksjonalitet. Smarte løsninger og effektivitet skal kjennetegne alle deres boligprosjekter. 

Dette gjelder ikke bare overfor kundene. I det interne HR-prosjektet ”Prosjekt Effekt” ligger mange av de samme tankene til grunn.

HR Controller Marianne Andersen i JM hadde en sentral rolle i prosjektet, og var eier av endringsstrategien. Vi har tatt en prat med Marianne for å få et innblikk i prosjektet fra JMs side. Marianne forteller at JM har et mål om å bli en digital leder i byggebransjen. En del av dette var å digitalisere en rekke manuelle prosesser innen HR og personal, og ”Prosjekt Effekt” ble etablert.

«Prosjekt Effekt» hadde fire overordnede mål:

  • Økt personuavhengighet
  • Korrekt kostnadsallokering
  • Mer tidseffektive systemer med færre manuelle steg
  • Bedre brukergrensesnitt

Marianne forteller om tanken bak prosjektet:

– Vi ønsket å bedre vår evne til å gjennomføre endringsprosesser, og hadde et mål om ”null papir” i HR-prosessene. Da var endringsvilje et viktig element.

Hvilke utfordringer hadde JM som ledet til ”Prosjekt Effekt”?

– Det var en rekke utfordringer og behov som lå til grunn for prosjektet:

  • Gammelt system med stort behov for modernisering
  • Mange manuelle løsninger – særlig innen lønn, reise og tid
  • Behov for å bli mindre personavhengig, f.eks. i lønnskjøringen
  • Sikre rett allokering av lønnskostnader til prosjekt og kostnadssted
  • Redusere ressursbruk i hele organisasjonen
  • Bedre brukergrensesnitt mot ansatte og ledere
  • Skape forutsetninger for at arbeidsoppgaver flyttes fra sentralt hold og ut i virksomheten

Hva var de viktigste fasene i ”Prosjekt Effekt”?

– Vi så at prosjektet ble omfattende, og tok en beslutning om å dele det opp i faser:

  1. Lønn/økonomi
  2. Digitale personalmapper
  3. Sykefravær
  4. Reise mobil og on-premise. Disse ble slått sammen til en fase for økt effektivitet.
  5. Tidsregistrering funksjonærer
  6. Tidsregistrering fagarbeidere

Marianne forteller at prosjektet ga mye læring i forhold til endringsledelse:

– Vi hadde et veldig tett samarbeid med Sariba i planlegging og gjennomføring. Prosjektet var omfattende, og det var avgjørende å få nok tid til endringer og kvalitet. Da måtte fasene tas i riktig rekkefølge, og vi måtte unngå å gå live med for mye på en gang. Skal man lykkes med et slikt prosjekt må man forstå endringsbelastningen på medarbeiderne, og få dem til å forstå hvorfor endringene gjennomføres. Informasjon i flere kanaler er viktig før og underveis i prosjektet.

Hvordan ble endringsønskene mottatt av medarbeiderne?

– Det sies at ”alle vil ha endring, men ingen vil endre seg”, og det er en kjent utfordring i endringsprosjekter. Vi vurderte grundig hva som kunne digitaliseres og hva som burde forbli manuelt. Blant fagarbeiderne har vi for eksempel mange på akkord, og timeføring for dem var en manuell ukentlig prosess for arbeidsleder. Løsningen ble en Neptunebasert app som forenklet og automatiserte hele prosessen.

Hvordan har dere kombinert bruk av SAP standard, kjøp av add-ons og utvikling av egne applikasjoner?

– Vi la opp til en kombinasjon av portal og app, slik at brukerne kunne velge. Vi antok at appen ville være viktigst for mange, men erfarte at mange ikke skjønte hvorfor de skulle bruke den. Det var en læring for oss.

Helt konkret laget vi løsninger som appen ”JM Employee”, der brukeren kan legge inn timer og knytte kostnader til prosjekt eller kostnadssted. Reise og utgftsrefusjon ble tidligere gjort manuelt på papir, med en medarbeider som punchet inn i SAP. Det var både en ressurskrevende prosess og en utfordring ift. revisorkrav. Dette løste vi med en NWBC-løsning (”Personalportalen”) og en Neptuneapp. På sikt vurderer vi å inkludere sykefravær i appen.

Reise og utgftsrefusjon ble tidligere gjort manuelt på papir, med en medarbeider som punchet inn i SAP. Det var både en ressurskrevende prosess og en utfordring ift. revisorkrav.

– Marianne Andersen

Hvordan vil du evaluere prosjektet?

– Vi har gjort mye og god læring gjennom prosjektet, både på godt og vondt:

  • Vi kunne hatt en bedre analyse av brukernes behov og hva som faktisk gir dem merverdi
  • Vi har tenkt prosess fra start til slutt – det er utrolig viktig for å ikke bomme på detaljer
  • Vi kunne hatt enda mer fokus på brukervennlighet i alle prosesser.
  • Det burde vært satt av flere interne ressurser for brukerstøtte og opplæring
  • Ved å bruke ekte og relevante data istedenfor dummydata i testing og opplæring, gjorde vi det reelt og enkelt for brukerne å skjønne hvordan løsningen faktisk blir

En av de viktigste erfaringene Marianne og prosjektet gjorde, var at de kunne hatt større bevissthet rundt hvor initiativet kom fra:

– Hos oss kom det ikke fra brukerne, men fra en forstudie. Da er prosjektet lettere å forankre, men man mister kanskje noe av den genuine motivasjonen underveis. For å kompensere involverte vi nøkkelpersoner i workshops underveis.

Hva er de viktigste suksesskriteriene for et slikt prosjekt?

– For oss var dette vel så mye et prosjekt innen endringsledelse som et konkret effektiviseringsprosjekt, og mange av suksessfaktorene handler om nettopp det:

  • Kartlegging og analyse – hos oss sto valget mellom å beholde/forbedre systemet, bytte det ut i sin helhet eller outsource prosessene. Med godt forarbeid ble endringene enklere.
  • Forventningsavklaring
  • Forankring i ledelsen
  • Kostnads- og prosjektstyring
  • Brukervennlighet er utrolig viktig – man skal ikke lansere noe nytt bare fordi det er digitalt
  • Testing og feilsøk er avgjørende, særlig stresstesting der man tar høyde for alle mulige feil
  • Involvere organisasjonen og bruke reelle data i testingen. Da gjør man det så virkelighetsnært og relevant som mulig.

Hvilke gevinster og muligheter ser JM nå og fremover?

– Vi kan kvalitetssikre data bedre (big data), og har et mye bedre brukergrensesnitt. Arbeidsflyten er blitt mer digital og dermed mer effektiv, og vi har redusert antall manuelle prosessteg. Gjennom prosjektet har vi også ansvarliggjort lederne på sine områder.

Fremover kommer vi til å gjennomføre prosesser for forbedringsforslag, etablere superbrukere og spydspissnettverk for forankring av løsningene. Vi kommer også til å ha løpende evaluering av system og prosess. Vi kommer også til å kjøre en app-kampanje for økt bruk.

Vi kan kvalitetssikre data bedre (big data), og har et mye bedre brukergrensesnitt. Arbeidsflyten er blitt mer digital og dermed mer effektiv, og vi har redusert antall manuelle prosessteg.

– Marianne Andersen

Hvordan vil du beskrive samarbeidet med Sariba?

– De har vært veldig transparente og involvert i prosjektledelsen, og bidratt med mye fagkompetanse og erfaring. Det har vært jevnlig kontakt mellom oss og prosjektkontaktene, med en lav og naturlig terskel for å ta kontakt. Sariba hadde genuint gode intensjoner og et reelt ønske om at prosjektet skulle lykkes. Sariba holdt sine prisforpliktelser, men det har blitt en del tillegg. Dette har vi hatt en fornuftig dialog rundt underveis.

Vi er glade for at Sariba ikke er så stort. Nærhet til konsulentene gir større kontinuitet, trygghet og kvalitet.