Godt spørsmål, ikke sant? Men hva er egentlig en optimal lønnsprosess? Og hvor skal du begynne om du ønsker å få en på plass?
La oss ta det helt fra starten av: Når vi snakker om lønnsprosessen snakker vi om lønn hele veien fra input til output. Det vil si helt fra innsamling av data som er relevant for lønnsprosessen, for eksempel data fra HR-system, fra tid- og fraværsregistreringer og kanskje til og med fra reise- og utleggsrefusjon, gjennom hele lønnskjøringen, – og helt til lønn er utbetalt, til pensjons- eller refusjonsgrunnlag er beregnet, og til det hele er bokført i finans.
Lønnsprosessen kan være stor og omfattende
Det vi forsøker å si er at lønnsprosessen kan være både stor og omfattende, og at den handler om mye mer enn lønn på konto (selv om det selvsagt er superviktig og må være riktig). Hvis du gjør alt dette riktig, og lønnsprosessen spiller på lag med deg, vil du kunne foreta nødvendige kontroller i forkant av lønnskjøringen, og på den måten vil du kunne unngå unødvendig overtidsarbeid og stress rett før lønn skal utbetales.
Vi pleier å sammenligne lønnskjøringsprosessen med det å spise en elefant: Du må dele det opp, og ta en bit av gangen. På denne måten får du oversikt og kontroll på hver enkelt bit, og da blir ikke oppgaven så overveldende når du først skal kjøre lønn (dette er kun en metafor – ingen elefanter ble skadet i prosessen).
Alle som jobber med lønn, ønsker å ha full kontroll, og alt du kan gjøre for å få oversikt og kontroll i forkant av lønnskjøringen er derfor strålende:
- Hvis du henter data fra eksterne systemer, bør du gjøre kontrollene litt i forkant slik at du er godt forberedt når lønn skal kjøres
- Hvis du har outsourcet lønn har nok din leverandør en rekke deadlines for når de må ha input – planlegg godt slik at du får levert det du skal, i tide
- Hvis du har et system med integrasjoner, må du følge opp at disse fungerer slik de skal, slik at eventuelle feil ikke stopper lønnsprosessen
Hvordan følger du opp feillister
Å følge opp feillister fortløpende, og ikke dagen før lønn skal utbetales er en klar anbefaling. Du må også få oversikt over hvilke kontroller/sjekker som skal gjøres, og av hvem, i de ulike prosesstegene. På denne måten er arbeidsfordelingen klar og alle vet hva de skal gjøre før lønnskjøringen setter i gang.
Har du hørt om Payroll Control Center?
Visste du for øvrig at det finnes en løsning som gir deg full kontroll? Den heter Payrol Controll Center (PCC eller kontrollsentrert blant venner) og er rett og slett en gave til alle som jobber med lønn. PCC kommer med egne roller for lønnsadministrator og lønnsmedarbeidere, og gir deg mulighet til å gi ulike tilganger for de ulike oppgavene. Med PCC får du oversikt og innsikt gjennom hele lønnskjøringsprosessen, og du fjerner behovet for manuelle kontrollrapporter. PCC lar deg faktisk oppdage og korrigere feil før produktiv lønnskjøring.
Når du tar i bruk Payroll Control Center, automatiserer du alle stegene i lønnskjøringsprosess, og du kan både validere og kontrollere data kontinuerlig, uavhengig av når lønn kjøres produktivt. Med PCC får du tilgang til en løsning som lar deg sette opp kontroller på datakonsistens og masterdata før første lønnskjøring!
Med Payroll Control Center får du:
- En oversiktlig og intuitiv visning av statistikk og nøkkeltall
- Håndtering av feilmeldinger og avvisninger
- Svært gode aktivitetslogger gir deg både oversikt og innsikt
