Kjært barn har som kjent mange navn, og outsorucing av lønn er nettopp et slikt barn. BPO lønn, eller business process outsourcing lønn, dreier seg rett og slett om outsourcing av lønnsfunksjonen. Men hva ligger egentlig i dette? Og hvorfor er det noe du bør bry deg om?
Bjørn Bakken
Vi har tatt en prat med Saribas Director, Bjørn Bakken, for å finne ut mer om hva BPO egentlig er, hvorfor dette er noe vi i Sariba driver med, og ikke minst; hvorfor dette er noe alle mellomstore og store bedrifter bør vurdere.
Og hvis du lurer på hvorfor vi bør lytte til akkurat Bjørns meninger om dette, så er det fordi han var ansvarlig for utviklingen av Saribas BPO-tjeneste. Han vet derfor svært godt hva han snakker om.
Hva er egentlig BPO lønn, Bjørn?
BPO lønn er kort fortalt outsourcing av lønnsfunksjonen. Det handler om at du, som bedrift, får en ekstern aktør til å gjøre så mye som mulig av prosessene knyttet til lønnskjøringen, for deg. Ved å gå for en BPO-løsning får du en profesjonell samarbeidspartner på lønn, og du kan frigjøre både tid og ressurser internt. BPO gir deg en kostnadseffektiv lønnsadministrasjon og du får tilgang til faglig oppdaterte og kompetente ressurser. For å si det med andre ord så handler det om å sette ut så mye av forretningsprosessene som mulig.
Og hva er BPO ikke?
Her er det viktig å understreke at man aldri setter ut alt som har med lønn å gjøre til en BPO-partner, det er rett og slett ikke mulig. Du som bedrift er fortsatt ansvarlig for at input til lønn er riktig. Dette kan for eksempel gjelde input om lønnsendringer, input om variable tillegg og trekk, eller det kan være input om fravær som har lønnsimplikasjoner. Noen i din bedrift må sørge for at leverandøren har riktig informasjon i sine systemer for at lønn blir riktig. Det å ha et knirkefritt samarbeid mellom de riktige personene hos deg og din BPO-leverandør vil derfor være vesentlig.
Min påstand er at BPO lønn er et risikoreduserende tiltak
Hva er det egentlig som levers i en BPO-tjeneste?
Det vi gjør er å ta over alle prosesser som kan automatiseres. Et eksempel på dette er automatisk lønnsopprykk. Vi, som BPO-leverandør, er selvsagt ansvarlig for selve lønnsproduksjonen, kontroll av lønnskjøringen og alle påfølgende prosesser.
Dette gjør vi:
- Produserer lønn
- Gjør kontroller
- Lager en rapport som sendes til kunden
- Gjør korrigeringer basert på tilbakemeldinger på rapporten i punktet over
- Sørger for endelig lønnskjøring
- Utbetaler lønn
- Sørger for all rapportering
- Sender ut lønnsslipper
- Er både 2. og 3. linje support på henvendelser fra de ansatte
Dette gjør du:
- Sørger for at input er korrekt
- Følger opp prosesser som ikke kan automatiseres
- Gjennomgår og godkjenner lønnsgrunnlaget slik at vi kan sette i gang endelig lønnskjøring
Hvem er BPO lønn for?
Jeg vil si at BPO lønn er for mellomstore og store bedrifter som vil sikre seg, med tanke på kompetanse, kapasitet og bedriftens utvikling. Hvis din bedrift for eksempel vokser fort, er det BPO-leverandøren sitt ansvar at de har nok ressurser til å håndtere den økte arbeidsmengden dette vil føre til på lønn. Her må rett og slett vi, som BPO-leverandør, være forberedt på å kunne skalerer opp på kort varsel.
Men hva med gevinster, Bjørn?
Det finnes noen helt klare gevinster knyttet til BPO lønn. Min påstand (og arbeidsteori) er at BPO lønn er et risikoreduserende tiltak. Du frigir deg for momenter som kompetanse og kapasitet.
Hvis en nøkkelperson i din lønnsavdeling skulle bli syk, kan du fort ha et problem. Hvis det samme skjer hos din BPO-leverandør har vi flere kompetente kollegaer som kan dekke opp for fraværet.
En annen gevinst ligger innen effektivitet. Vi produserer lønn mer effektivt innenfor de gitte rammer, fordi vi det er dette vi gjør. Vi gjør dette for mange kunder og vi har optimaliserte prosesser og rutiner.
Og hvordan vet du om det er en suksess?
Dette kan du måle ved å se på kostnadene. Fakturaene fra din BPO lønnsleverandør + kosten for den som jobber med lønn hos deg bør over tid bli mindre, enn når du kjører lønn selv.
Hvorfor har Sariba valgt å satse på BPO lønn?
Vi i Sariba jobber hardt for å være en leverandør som kan levere alt det du trenger innen lønn og HR. Vi har over 20-års erfaring innen nettopp dette, og vi ser at hva de ulike kundene våre har behov for, varierer. Dette gjelder spesielt når det kommer til lønn. Felles for våre kunder er at de alle er opptatt av kvalitet og at de ønsker seg et glimrende HR-system, noe de selvfølgelig får hos oss.
Når det kommer til lønn, ser vi at ulike kunder ønsker ulike løsninger. Noen ønsker seg et svært godt og robust lønnssystem, hvor de selv kjører lønn, noe vi mer enn gjerne hjelper de med, mens andre igjen ønsker å outsource lønnsprosessen.
For å kunne tilby alt det våre kunder trenger, tilbyr vi begge deler, og det er vi veldig stolte av.