Jobber du etter beste praksis?

Prosessen og beste praksis

Før du kan se hva som er beste måte å utføre en prosess på, må du analysere selve prosessen slik den er i dag. Det er viktig at du setter deg inn i hva du gjør, hvordan du gjør det, hvem som gjør hva, hvorfor man gjør det, hva du vil oppnå, og hvor det (noen ganger) kan være utfordringer. Finnes det en eller flere flaskehalser, eller er det kanskje forståelse og kompetanse som påvirker prosessen? Er det bruken av systemet? En liten endring kan i noen tilfeller utgjøre store forskjeller, og kanskje er det så enkelt at du bare ikke kjenner til en mulighet som allerede finnes.

Identifisering og sammenligning

Når du har fått identifisert dagens løsning kan du starte gjennomgangen av hvert steg og sammenligne disse med det som blir oppfattet som beste praksis. Ofte kan det være utfordrende å vurdere egne prosesser, og det kan derfor være nyttig å se det hele med nye øyne. For å få til dette kan du enten benytte deg av interne ressurser fra sidestilte avdelinger, samme type avdelinger i andre land eller eksterne konsulenter.

Eksterne konsulenter har ofte fordelen med å ha sett ulike systemer, virksomheter og bransjer. De har erfaringer med hva som fungerer og hva som bør legges som grunnsteiner for et mer vellykket resultat. Det kan være så enkelt som hvordan medarbeidere er gruppert, eller hvordan ulike rapporter er definert. Eller det å unngå risikoene som følger med å ha udokumenterte prosesser. Med den brede bakgrunnen de ofte har, kan eksterne konsulenter møte deg med kvalifiserte råd.

Hva, hvordan, hvem

Når du skal vurdere hva og hvordan en oppgave blir utført vil det være naturlig å starte med å se på dokumenterte prosesser. Men i noen tilfeller er prosessene ikke dokumentert i det hele tatt, ofte fordi noen bare kan dem. Andre har det dokumentert, men det kan dreie seg om mangelfulle eller foreldede prosessbeskrivelser. En god prosess skal være formulert og fremstilt på en måte som gjør at en utenforstående, innenfor fagfeltet, i teorien skal kunne komme inn å utføre oppgavene basert på kun dokumentasjonen.

I tillegg til at dette gjør din bedrift mindre sårbar for uforutsette hendelser som sykdom, oppsigseler eller permisjoner, har det også flere andre fordeler. For når du må sette sammen en så godt beskrevet dokumentasjon, er du nødt til å sette deg inn i alle detaljer i hele prosessen. Ta for eksempel lønnskjøringsprosessen. Her bør alle steg beskrives, med skjermbilder som inkluderer detaljer om transaksjonskoder og varianter. Det skal ikke være noen tvil om hva og hvordan. I tillegg vil en god dokumentasjon inneholde forventet resultat og ikke minst hva du må gjøre dersom du ikke får det resultatet du forventet. Du bør inkludere forskjellige fallgruver, årsaker og løsninger for å fremstille det ønskede resultat. Det er også viktig å få med hvem som utfører de ulike oppgavene, hvem som har ansvar for hva, og når det skal være utført.

Beste praksis benytter derfor ofte ulike sjekklister, der du fyller ut hva som er gjort etter hvert som du ferdigstiller oppgavene. Når du tar med tidsfrister inn i sjekklisten, vil du også få kontrollert om det finnes noen flaskehalser. Kan det være noen spesifikke deler av prosessen der det som regel stopper opp? Eller kan det være at du er for avhengig av spesifikke enkeltpersoner? Dette må som regel testes ut i praksis, først da vil du se hva som fungerer. Det vil også være naturlig å identifisere eventuelle stedfortredere for at du skal redusere antall flaskehalser til et minimum.

… og hvorfor

For å skape en god forståelse kan det være veldig fornuftig å legge til hvorfor du gjør de ulike stegene på akkurat den måten du gjør det. Jo bedre forståelse av systemet og oppgavene du har, desto bedre vil oppgaven bli utført. Slik informasjon er ikke nødvendigvis vanlig å ha i en prosessbeskrivelse, men kan tas opp i statusmøter, skriftlige tekniske beskrivelser som supplement til prosessbeskrivelsen, eller i forum. Deltakelse i brukerforum er det mange som har gode erfaringer med, og nytte av, å være med på. Da får du diskutert ulike problemstillinger, høre hva andre gjør, og deres erfaringer. Sammen kan dere finne frem til løsninger for den aktuelle utfordringen.

Små endringer kan gjøre stor forskjell

Det er ikke sikkert at det skal så mye til for å få på plass en god prosess. Det kan være at bare noen av stegene trenger noen justeringer, at noen oppgaver trenger å endres, eller at du trenger andre tidsfrister. Det kan være at noen oppgaver er for manuelle eller at en mangler systemstøtte.

Som lønnskonsulent har jeg, sammen med mine kollegaer, lært mange forskjellige prosesser å kjenne. Vi har erfaringer over flere år og har godt grunnlag for å se hva som gjør en prosess god. Det finnes ikke nødvendigvis kun én beste praksis som er lik for alle, men det finnes en beste praksis for din bedrift eller type bedrift. Vi hjelper deg gjerne med nye øyne på prosessene og gleder oss til å dele våre erfaringer med akkurat deg.