Skulle du gjerne hatt en oppdatert kvoteoversikt lett tilgjengelig? Eller en liste som viser hvilke fravær- og fremmøtekoder som er gyldige for dine timelønnede pr i dag?
De fleste er enige om at systemendringer må dokumenteres og at dokumentasjon er viktig. Dette er gjerne et ubestridt tema. Men nytteverdien av dokumentasjonen er avhengig av hvordan det er dokumentert. Teknisk dokumentasjon blir opprettet i takt med endringer, men vår erfaring er at kun et fåtall kunder har parallelle masterdokumenter som forteller hvordan systemet skal fungere.
Funksjonell dokumentasjon skal oversette teknisk oppsett til hensiktsmessige praktiske beskrivelser. Dette kan gjøre det enklere og raskere å vedlikeholde et system, samt å forstå sammenhenger og dermed unngå både feil og feil bruk.
For å nevne noen eksempler kan en god kvoteoversikt forklare hvordan kvoter fungerer og hva som er hensikten med de ulike kvotene. I tillegg vil et slikt dokument inneholde informasjon om regelverket og hvordan dette samsvarer eller blir ivaretatt av systemet. Et annet eksempel er fraværs-fremmøtekatalog med informasjon om hvordan disse kodene behandles både innen tid, lønn, refusjon og rapportering. En oversikt over utgiftstyper innen reise kan inneholde forklaringer på bruk, effekt på lønn og kontering og eventuelt moms. Et funksjonelt masterdokument som forklarer hvordan tidsevalueringen er satt opp, eller beskriver oppsettet av lønnsskjemaet er svært verdifullt. Denne typen dokumentasjon av oppsett gjør det enklere å forstå systemet, gjøre vedlikehold og finne eventuell feil.
Sjekklister over prosesser som gjentar seg er også noe som flere og flere har fått på plass, og de aller fleste bruker en kjøreliste i forbindelse med lønnskjøringen og en sjekkliste i forbindelse med årsoppgjøret som et minimum. Dette gjør at prosessen er godt dokumentert og reduserer avhengigheten av å ha enkeltpersoner tilstede til enhver tid.
Sariba har bistått flere kunder med å få på plass et riktig nivå på dokumentasjonen både i forhold til hvem som skal bruke den og hva den skal brukes til. Vi sørger samtidig for at disse vedlikeholdes ved oppdateringer og endringer i systemene.
Ta kontakt med Marita Johansen for en uforpliktende prat dersom dere har spørsmål om dette.