Når målene om digitalisering er meislet ut i virksomhetens strategiske plan, ser fremtiden lys ut med effektivisering og flust med økonomiske gevinster. Spesielt innen offentlig virksomhet er det grunn til å varmt omfavne digitalisering for å sikre bedre tjenester til lavere kostnader for samfunnet.
Konsulentene og leverandørene står der med solid erfaring og kompetanse på området sammen med velprøvde og modne systemer.
På tross av et solid og troverdig gevinstpotensiale med erfarne leverandører med på laget, er det grunn til å stålsette seg. Dessverre ender mange virksomheter opp med å elektrifisere eksiterende prosesser og går glipp av gevinsten ved digitaliseringen.
Digitalisere = forretningsmodell, organisasjon og prosesser er designet for å utnytte dagens og morgendagens teknologi. Bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre prosessene.
Elektrifisere = beholde forretningsmodell, organisasjon og prosesser med deres kompleksitet og utforming, men implementerer dem i et nytt system.
Hva er de første tegn på at man er i ferd med å elektrifisere istedenfor å digitalisere prosessene?
- Manglende generalisering av prosessene, med fortsatt ønske om spesialløsninger.
- Kravspesifikasjonen før løsningen blir for detaljert på et tidlig tidspunkt i en as-is analyse uten å optimaliser løsningen i en to-be tilstand.
- Følgende utsagn setter seg i organisasjonen: «Systemet er til for å støtte våre eksisterende prosesser, vi skal ikke måtte tilpasse oss systemet». Her viser det seg at det ikke rom for å gjennomgå egne prosesser, og endringskapasiteten er lav.
- Man har ingen tydelig strategi for hvordan man ønsker å utnytte Beste Praksis for å redusere kostnader og kompleksitet. Man går glipp av gevinsten ved lavere prosjektkostnader og reduserte livsløpskostnader.
- Manglende digitale ferdigheter (= Forretnings- og teknologiforståelse x Vilje og evne til transformasjon).
- Ingen eier masterdata/registerdata i organisasjonen og sørger for kvaliteten.
- Digitalisering utgjør ikke en rød tråd gjennom de strategiske og operative planer i organisasjonen.
Andre trekk ved digitaliseringsprogrammet som bør kvalifisere for bekymring;
- Man har ikke gjort seg opp en formening om risikolandskapet man er på vei inn i og man glemmer å ta hensyn til en situasjon der flere strategiske initiativ introduseres som i seg selv gjør risikolandskapet mer utfordrende.
- Lav modenhet innen nytterealisering. Statistikk fra USA viser at ved høy modenhet innen nytterealisering, endte 46% flere prosjekter opp som vellykkede i et nytteperspektiv.
- Man har ikke sett for seg utfordringene med å drive dag til dag virksomheten samtidig med at programmet vil kreve betydelig oppmerksomhet fra virksomheten. Ressursplanen for porteføljen gjerne uklar.
- Virksomheten har ikke sikret seg intern forankring hos alle de berørte parter. Spesielt viktig i globale virksomheter.
- Man har ingen klar formening om avhengighet mellom digitaliseringsprogrammet og andre strategiske initiativ og hvordan disse vil utfordre hverandre med hensyn til ressursknapphet og kritiske avhengigheter.
- Prosjektmetodikk for det enkelte program blir ikke valgt ut i fra endringsstrategi
De fleste virksomheter har utvilsomt tenkt disse tanker allerede, men det er dessverre ikke tilstrekkelig å kun ta dette «til informasjon», men må bakes inn i de strategiske og operasjonelle planer for å unngå unødvendig kostnadsforbruk og stress i organisasjonen.
Og konklusjonen? Dra nytte av de erfaringer som er gjort innen digitalisering og sørg for at organisasjonen er best mulig forberedt på det som kommer av nevnte utfordringer.