Dette kan du forvente av ditt lønnssystem

Det å få på plass et lønnssystem er ikke nødvendigvis en enkel øvelse. Det finnes en rekke ulike lønnssystemer å velge mellom, og enda flere leverandører som leverer de ulike løsningene. Her er det mye å ta stilling til, for hva slags løsning er det egentlig du trenger? Har du en enkel og grei lønnsprosess, som er lik hver måned, eller varierer det fra måned til måned? Uansett hvordan din lønnsprosess ser ut, finnes det enkelte ting vi mener du bør kunne forvente av ditt lønnssystem.

Effektivitet

Ditt nye lønnssystem bør tilrettelegge for at du får gjort jobben din både raskere og bedre. Løsningen bør derfor legge til rette for gjenbruk av data fra andre HR-moduler som tid, reise og persondata. Ved å eliminere dobbeltføring av data vil du både effektivisere arbeidet og redusere sjansen for manuelle feil. Såpass bør du kunne forvente av et lønnssystem.

Automatisering

Ditt lønnssystem bør automatisere mest mulig av lønnsprosessen for deg, blant annet avanserte arbeidsavtaler, beregninger og etterberegninger. Når du velger et skikkelig godt lønnssystem lar det deg flytte regler, rutiner og logikk fra dine nøkkelmedarbeideres hoder og inn i løsningen. På denne måten blir du mindre sårbar ved for eksempel fravær, og du vet at resultatet blir korrekt – hver gang. Vi mener også det er en selvfølge at lønnsløsningen din automatisk beregner feriepenger for deg, og holder styr på fravær som skal gi trekk i lønn.

Les: Lønn levert av Sariba

Støtte retningslinjer

Et lønnssystem bør støtte norsk lønn og myndighetsrapportering, og automatisk ivaretar lovpålagte endringer som oppstår i lover og regler.

Bedre styring

Et godt lønnssystem gir deg bedre styring og kontroll i form av gode rapporter, basert på sanntidsdata. Det bør også gi deg tilgang til automatisk delberegning. Med det mener vi at endringer som skjer i løpet av en måned (lønnsendringer, endringer i arbeidsforhold eller fravær), som påvirker lønn, beregnes automatisk for deg. Et godt lønnssystem bør også komme med en løsning for datostyring. Det vil si at du skal kunne legge inn endringer frem i tid, uten at det påvirker lønn før datoen faktisk er passert.

En helintegrert løsning

Vi synes du bør forvente at et lønnssystem bør være fullt integrert med både tid, reise og økonomi, og det bør også danne grunnlaget for tilhørende prosesser, som beregning av refusjon fra NAV, og rapportering av pensjon til din pensjonsleverandør. Synes ikke du?

Ekstraordinær kjøringer og etterbetalinger

En god løsning lar deg enkelt kjøre ekstraordinære lønnskjøringer og korrigeringskjøringer, dersom du trenger det. Prosessen skal selvfølgelig være både automatisk og korrekt, og du bør forvente at den kommer med svært gode (og automatiske) løsninger for etterbetalinger.

Brukervennlighet

Når du skal velge et nytt lønnssystem bør du kunne forvente at det er brukervennlig, med logiske menyer og intuitiv navigering. Et riktig godt system lar deg avdekke og korrigere feil før lønn faktisk kjøres, og gjør det enkelt for dine lønnsmedarbeidere å følge opp feil som oppstår.

Støtter deg gjennom hele lønnsprosessen – uavhengig av kompleksitet

Ditt lønnssystem bør støtte deg gjennom hele lønnsprosessen, uavhengig av om den er rett frem og ganske enkel, eller om du har en mer kompleks prosess med ulike tariffer, flere lønnsavregningsområder eller kanskje til og med grensegjengere. Uansett hvilken kategori du befinner deg i, bør du forvente at lønnsmotoren både er robust og fleksibel, og at den forenkler ditt lønnsarbeid for deg.

Velg en leverandør som kan lønn og som leverer det beste lønnssystemet

Når du har gjort deg noen tanker om hvilket lønnssystem du skal ha, bør du også tenke gjennom hvem du vil ha som samarbeidspartner. Vi vil anbefale deg å gå for en erfaren partner, som kan både HR-teknologi og HR-prosesser. I tillegg mener vi det er en fordel å velge en partner som har lokale ressurser.