Se for deg en arbeidshverdag der håndtering av reiseregninger og bilag ikke bare er raskt og effektivt, men til og med gøy. Se for deg en jobbreise der det å registrere en kvittering går lynraskt, og du blir så imponert at du tar deg selv i å smile. Se for deg en jobbreise der kilometergodtgjørelse kobles direkte til Google Maps på telefonen din, og der du kan booke flyreiser og hotell via den samme appen som automatisk laster inn kvitteringer fra ditt hotellopphold. Det er faktisk mulig. Fremtiden er her i form av en fremtidsrettet og spennende app: SAP Concur Travel & Expense.
Sariba er offisiell SAP Concur Partner, og har dermed gleden av å tilby nye og eksisterende kunder denne innovative reiseløsningen. Dette er SAPs satsningsområde innen reiseprosessen; en skybasert løsning som dekker reiseprosessen fra A til Å via en og samme app, både før, under og etter en reise.
Før reise
Løsningen lar deg og dine medarbeidere booke alt av flyreiser, leiebil og hotell direkte via én app. Du kan sette opp regler slik at søkeresultatene gjenspeiler ditt firmas reisepolicy. Hvis du for eksempel ønsker at de ansatte kun skal kunne booke hotellrom som det er mulig å avbooke, eller at de skal holde seg under et visst prisnivå, sørger reglene for at søket kun viser relevante resultater. Du har også mulighet til å markere hvilke flyselskap eller hotellkjeder du foretrekker at den ansatte bruker.
Concur er knyttet til de aller fleste reiselivsaktører (hotellkjeder, reisebyråer, leiebilselskap etc). Når en reise eller et hotellopphold er booket via appen vil kvitteringen automatisk lastes opp i nettopp appen. Hvis din bedrift har en avtale med flyselskap eller en hotellkjede som gir dine ansatte gunstige priser vil det også fremkomme i Concur.
Under reise
Concurs bilagshåndtering er både enkel og intuitiv, og kan tas i bruk allerede mens man er på reise. En ny og unik funksjon er måten registrering av kvitteringer skjer på: Man tar enkelt bilde av kvitteringen med mobilkameraet. En scannerfunksjon tolker opplysningene og gir korrekt informasjon til bilaget som opprettes i appen.
Concur har også gjort registrering av kilometergodtgjørelse svært enkelt. Du legger inn start- og sluttadresse, og strekningen vises i Google Maps. Du kan enkelt endre reiseruten hvis du har kjørt en annen vei enn det som foreslås som raskeste rute.
Utgiftsrefusjon er også enkelt i Concur. Har du spist middag med en kunde vil du kunne hente opp informasjon om kunden direkte fra din kalender eller kontaktliste.
Etter reise
Når reisen er avsluttet sendes reiseregningen inn via appen, og går videre til nærmeste leder som får en melding i sin app om at reisen skal godkjennes. I appen får lederen enkelt oversikt over hva som er registrert. Reiseregningen kan enten godkjennes eller sendes tilbake til den ansatte for korreksjon.
Et system gir deg helheten
Ved å flytte hele reiseprosessen til ett og samme sted får man nye og unike muligheter for rapportering. Som leder kan du se hvilke reiser dine ansatte booker, og hvilke elementer som er kostnadsdrivende. Du vil også kunne ta ut rapporter som viser om de ansatte følger ditt firmas reisepolicy, og om det er dobbeltregistreringer av reisebilag.
Hvem bør bruke Concur
For deg som ikke har tatt i bruk mobile apper for å automatisere reiseprosessen er Concur et glimrende valg. Det er også en svært god løsning for deg som ønsker å få hele reiseprosessen i ett og samme program.
Gevinster
– Reduserer reiseutgifter og kostnader ved å gi de ansatte tilgang til et reisebyrå
– Integrert online og mobil programvare for forretningsreiser og kostnadsstyring.
– Bidrar til å strømlinjeforme måten reiseutgifter håndteres på, slik at man kan fokusere på viktigere oppgaver
Concur Travel & Expence inkluderer
– Automatisering av reiseutgifter via egen app og mulighet for e-kvitteringer
– Reiseplanlegger med godkjenningsmulighet
– Tilgang på et globalt distribusjonssystem med gode betingelser
– Mer enn 25 standardrapporter som gir ledere oversikt over reisekostnader
Gjennom Concurs åpne, skybaserte plattform kan hele reise- og kostnadsøkosystemet integreres med deres lønns- og økonomisystem.
Vil du vite mer om Concur Travel & Expense? Ta kontakt med Cecilie Eckhardt for en uforpliktende prat.