Å ha kontroll med fremdrift og forventet kostnadsnivå er grunnleggende leveranser for en profesjonell prosjektleder. Det er mange måter å innhente slik fremdriftsinformasjon på, men kravet er gjerne at informasjonen er kvantitativ, etterprøvbar og ikke-reversibel.
Den mest velkjente metoden er «Earned Value» (EV), en enkel og kraftig metode som krever lite informasjon for å si mye om statusen i prosjektet. EV har et anstrengt rykte – ikke på grunn av kompleksiteten, men på grunn av at en skikkelig tidsplan må være på plass. De fleste begrenser seg dessverre til å si noe om hvor de er, men glemmer å si noe om hvor de burde være.
For å få til dette må prosjektleder ta på seg oppgaven med å være planlegger, og det holder dessverre ikke med aktivitetslister i Excel. Her må man frem med MS-Project eller liknende verktøy. Illustrasjonen under viser sammenhengen som prosjektleder bør kunne fremvise:
Mange prosjektledere bruker dessverre ikke fullt ut de muligheter EV gir, på grunn av at kunden ikke kjenner til metoden og derfor ikke setter dette som et krav. Som fagperson er det prosjektleders oppgave å formidle slik innsikt til kunden, for å sikre at kunden til enhver tid har et best mulig beslutningsgrunnlag for å styre prosjektet i den retningen som kunden er best tjent med.
I tillegg kan man med fordel presentere EV over tid som en S-kurve:
- S-kurver er primært et visuelt styringsverktøy for styringsgruppen som gir grunnlag for å rette de nødvendige spørsmål til prosjektleder samt se trender i prosjektet uten å måtte lese noe som helst
- S-kurver benyttes av prosjektleder for å kommunisere status og kvalitet, samt sikre egen plan tidlig i prosjektet
For å gi maksimal oversikt bør Fremdrift og Timeforbruk presenteres på hver sin akse:
En prosjektleder må alltid gjøre seg opp en mening om omfanget for prosjektlederleveransen, eller de spørsmål han ønsker besvart. Hver av disse har krav til ulike data- og metodegrunnlag. Man kan for eksempel ikke lage en S-kurve å uten å ha en skikkelig tidsplan på plass, og man kan ikke kalkulere ”Earned Schedule” uten å ha en S-kurve som metodisk bakgrunnsmateriale:
Med andre ord er det en tydelig informasjonspyramide man jobber etter som prosjektleder:
Den største synd for en prosjektleder er å rapportere feil status til PMO eller styringsgruppe pga. uvitenhet om faget han er satt til å betjene. Dessverre ser man ofte at prosjektledere får seg til å rapportere EV verdier (f.eks EAC) uten å ha et en tidsplan som grunnlag. En klassisk feil er å rapportere status med utgangspunkt i det man har kjennskap til (slik som timeforbruk og totalbudsjett), og da ser man dessverre ofte at prosjektledere ikke rapporterer fremdrift som «Tilført verdi» i prosjektet, men hvor mye man har brukt av budsjettet.
Hvorfor er ikke Earned Value tilstrekkelig?
EV består av en hel rekke indikatorer og indekser som profesjonelle prosjektledere benytter i planlegging og kommunikasjon med PMO og styringsgruppe, men ikke alt er perfekt:
- SPI – (Schedule Performance Index) vil alltid bli 1.0 i slutten av prosjektet, og er ubrukelig som en indeks etter at prosjektet er 50 % fullført
- SV – (Schedule Variance) vil alltid bli 0 i slutten av prosjektet. Heller ikke dette er en verdifull indikator å styre etter ved store forsinkelser
Med andre ord; Earned Value er ikke egnet til å si noe om TID, kun om KOSTNADER. «Earned Schedule» (ES) erstatter ikke EV, men har som som formål å gi et komplett bilde sammen med EV:
- «Earned Schedule» forteller noe om verdien av avviket fra planlagt fremdrift i antall dager eller perioder som kalles ES, og uttrykkes i den rapporteringsperioden prosjektet er i henhold til inneværende fremdrift. Hvis planlagt ES = 16 (inneværende rapporteringsperiode) og virkelig ES = 15,4 er du 3 dager bak plan.
- «Earned Schedule» gir en reell SPI index, som kalles SPI(t). 1 = på plan, >1 = bra, <1 = ikke bra
Dessverre er det ikke mangel på en skikkelig mal eller beskrivelse av en metode som er hovedutfordringen, men forståelsen av metoden. En opplyst styringsgruppe som har følelsen av kontroll er en fornøyd styringsgruppe. Det gir en enda mer fornøyd prosjektleder som kan bruke tiden til det som virkelig gir verdi: Å styre prosjektet i den retning som gir størst verdi for kunden.
Løsninger i MS-Project
Det praktiske med å benytte MS-Project som et grunnlag for løsning på problemet, er at alle svar og analyser allerede ligger der. Det eneste som må gjøres er å ekstrahere den informasjonen du trenger.
Du kan komme langt med å ta utgangspunkt i formlene i linken nederst i artikkelen, og bygge et løsning på dette. Eller du kan bruke en eksisterende mal for MS-Project (gratis) og få opplæring i hvordan denne kan benyttes og videreutvikles for å dekke DITT behov og gjøre DEG bedre i DIN organisasjon. Spar tid og penger ved å ta kontakt.
Mer informasjon: http://easyrisk.eu/from_earned_value.asp