Januar er her, og med nytt år og nye muligheter følger også medarbeidersamtaler!
Men januar er en travel måned. Du skal både gjøre opp status fra året som nettopp ble avsluttet, samtidig som du skal sette i gang med planene du har laget for det nye året. Så hvordan får du prioritert medarbeidersamtalene opp i alt dette?
Vi har laget en 9-punkts liste til deg som skal gjennomføre medarbeidersamtaler, slik at du har et sted å starte – Er du klar?
Her kommer våre 9 tips til medarbeidersamtalen!
- Forberedelse er selve nøkkelen til suksess
Før du starter samtalen må du gå gjennom medarbeiderens prestasjoner, resultater og eventuelle notater fra tidligere samtaler, slik at du har et godt sted å starte. Sjekk om det dere diskuterte i forrige samtale faktisk har blitt fulgt opp, slik at du er skikkelig godt forberedt. Det er også viktig at du er oppdatert på selskapets overordnede mål og strategier, sånn at du kan koble medarbeidernes mål til bedriftens mål.
- Skap en positiv atmosfære
Start samtalen med en åpen og støttende tone. Det er viktig at den ansatte opplever at dette er et sted hvor hen kan være både åpen og ærlig. Dette får du til ved å oppmuntre til å dele tanker, bekymringer og ideer; du må rett og slett skape takhøyde.
- Tydelige mål og forventninger
Gjennomgå forventninger og mål slik at dere har en felles forståelse av både hvor dere starter, og hvor dere skal. På denne måten sørger du får at dere jobber mot de samme målene, og i samme retning, gjennom hele året. Det er også viktig at dere avklarer hva dere gjør hvis målbildet endres i løpet av året. Hvordan følger dere opp dette?
- Gi konstruktive og tydelige tilbakemeldinger
Bruk konkrete eksempler for å unngå misforståelser. Gi ros for det som er bra, samtidig som du tar opp utviklingsmuligheter på en god og ryddig måte. Hør på medarbeiderens synspunkter, og gi rom for både meninger og følelser. Når dere samarbeider om å finne løsninger på eventuelle utfordringer, vil dere begge få eierskap til planene.
Når du skal gi tilbakemeldinger kan det være verdt å ta en titt på den såkalte «sandwich-metoden»: Start med en positiv tilbakemelding, deretter tar du opp områder med forbedringspotensialet, før du avslutter med enda en positiv tilbakemelding.
- Personlig og profesjonell balanse
Respekter grensene mellom personlige og profesjonelle spørsmål. Med dette mener vi at samtalen bør være fokusert på jobbrelaterte spørsmål, men at det er viktig å huske på at den ansatte er et eget menneske med personlig liv og utfordringer.
- Fremtidige mål
Diskuter medarbeiderens karriereplaner og fremtidige mål. Hva ønsker den ansatte i fremtiden? Det neste som må avklares er hvordan disse ønskene passer overens med utviklingen i selskapet, og hvilken kompetanse som trengs for å nå disse målene. Her er det viktig (og riktig) å diskutere muligheter for faglig utvikling og kompetanseheving.
- Aktiv lytting
For å skape en meningsfull samtale er aktiv lytting viktig. Med dette mener vi at du må gi full oppmerksomhet til det din medarbeider faktisk sier, vise interesse og forståelse for det som blir sagt. Ikke avbryt – men gi rom for at medarbeideren din skal få delt det hen har på hjertet. Gjenta og summer opp det du har hørt, slik at dere er enige om hva som faktisk har blitt sagt. Aktiv lytting bidrar ikke bare til bedre kommunikasjon, men også til å bygge tillit og respekt.
Bonustips: Å være en god lytter krever øvelse. Du må øve på å ikke tenke på hva du skal svare, men bare lytte til hva som blir sagt.
- Planlegg oppfølging
Lag en plan for oppfølgingssamtaler og evalueringspunkter. Når skal dere sette dere ned å diskutere dette neste gang? Og hvordan sørger dere begge for fremdrift?
- Sørg for å ha skikkelig god systemstøtte
Medarbeidersamtaler er viktig og en fin måte å starte året på. Men om planene blir liggende i en skuff, eller lagret i et Word-dokument som ingen ser på, har den liten verdi. Sørg for at du har et system som gjør at det er enkelt å følge opp mål og planer, både for deg og for den ansatte. På denne måten skaper du verdi for dere begge – og for selskapet. Får vi slå et slag for mål- og medarbeiderutvikling fra SAP SuccessFactors?
Lykke til!
