Er det en ting vi har lært av pandemi, hjemmekontor, hybridkontor, og den nye normalen, så er det at det å ha et godt HR system – det er viktig. For hvordan skal du følge opp ansatte på ulike lokasjoner (som du kanskje til og med sjelden ser), og hvordan skal du sørge for at de både trives, utvikles og velger å bli hos deg, i et arbeidsmarked som er mer stadig mer utfordrende, og hvor kampen om de beste hodene er hardere enn noensinne?
Det å ha et godt HR-system lar deg drive effektiv HR-styring av alle dine HR-prosesser, men uansett hvor godt HR systemet ditt er; implementeringen er bare starten på din spennende HR-reise. For å virkelig oppnå det fulle potensialet, og å ta ut det som finnes av gevinster, må du utnytte HR-systemet ditt til det ytterste.
– og det ønsker vi vel alle?
I denne artikkelen vil vi gi deg våre seks beste tips som vil hjelpe deg med å realisere mulige gevinster fra ditt HR-system. Når du tar i bruk disse tipsene , vil du både effektivisere arbeidsprosessene og frigjøre tid for dine HR-medarbeidere. På denne måten kan de fokusere på strategiske oppgaver, og sette fart på produktiviteten.
Uansett om du allerede har et HR-system på plass eller planlegger å ta et i bruk, håper vi disse tipsene vil gi deg verdifull innsikt og hjelpe deg med å forbedre styringen av HR i din organisasjon.
Tips 1 Velg riktig HR system
Det å ha et HR system er selvsagt en god start – men har du valgt riktig system? Når du skal velge HR system må du huske på å ta hensyn til din bedrifts behov, og størrelse. Hvor dere er, og hvor dere skal. Vi vil absolutt anbefale deg å velge et system som dekker dine behov i dag, men også i fremtiden. Har dere vekstplaner? Skal dere inn i nye markeder? Dette er viktig å ta hensyn til.
I tillegg til skalerbarhet vil vi anbefale deg å vurdere et system som dekker alle HR-prosesser, altså et helintegrert system som dekker alt innen HR, fra A til Å. Når du velger en slik løsning vil du spare tid, penger, og ikke minst frustrasjon når det kommer til integrasjoner. Rekruttering, talentadministrasjon, opplæring og utvikling, prestasjonsstyring, kompensasjon, og mye mer. Når du velger et helintegrert system får du tilgang til alt du trenger for å håndtere hele ansattreisen, fra ansettelse til fratredelse.
Tips 2: Tilpass systemet til din bedrifts behov
Et HR-system er ikke likt et annet HR-system, og det som passer for nabobedriften passer ikke nødvendigvis for deg. Når du har funnet ditt foretrukne system er det viktig at det tilpasses akkurat din bedrifts prosesser. Velg en implementeringspartner med erfaring i ditt marked, en som evner å sette seg inn i dine prosesser, og som samtidig kan hjelpe deg med å få et HR-system som er tilpasset din bedrift både i dag, og tiden som kommer.
Tips 3: Ikke undervurder opplæring og brukerstøtte
La oss nå si at du har fått på plass det HR systemet som passer din bedrift perfekt – det passer faktisk som hånd i hanske. HR systemet din har et brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt for både HR, ledere og ansatte å bruke systemet, og det er selvsagt enkelt å navigere i, og mulig å tilpasse brukeropplevelsen til individuelle preferanser.
På dette tidspunktet er det viktig å få hele organisasjonen om bord, og glimrende opplæring og brukerstøtte bør stå øverst på agendaen din.
Når opplæringen er ferdigstilt og systemet tatt i bruk er det viktig at du knytter til den en supportorganisasjon som ikke bare kan rette feil, men som viser deg nye muligheter i systemet ditt.
Tips 4: Utnytt rapporter og analyser
Du har nå fått på plass et skikkelig bra HR-system, det er tilpasset din bedrifts prosesser, og opplæringen er gjennomført. Supert! Neste steg er nå å bruke systemet til det det bør brukes til. Du bruker det selvsagt til å dekke alle stegene i ansattreisen, men det er minst like viktig å huske på rapportering og analyser.
Du har nå all informasjon i et felles system, og mulighetene for å ta ut gode rapporter bør absolutt være på plass. Riktig bruk av rapporter vil gi deg verdifull innsikt – innsikt som vil kunne brukes som underlag for større og mindre bedriftsbeslutninger.
Rapporter og analyser vil hjelpe deg med å få full innsikt i dine HR-data, evaluere dine ansattes prestasjoner, identifisere trender og finne områder som trenger forbedring. Du kan lage skreddersydde rapporter, overvåke nøkkelindikatorer for prestasjon og få verdifull innsikt. Når du tar i bruk rapporter og analyser, gir du din HR-avdeling de verktøyene de trenger for å forbedre sine arbeidsprosesser, og øke effektiviteten og kvaliteten i sitt arbeid .
Tips 5: Utnytt mulighetene innen automatisering og arbeidsflyter
Det at du nå har all data i et og samme system gir deg glimrende muligheter når det kommer til både arbeidsflyt og automatisering. Med ett felles system trenger du kun å registrere informasjon en gang. Slik reduserer du manuelle feil, samtidig som du øker datakvaliteten og effektiviteten.
God og riktig bruk av arbeidsflyt og automatisering vil også gjøre hverdagen til både ledere og HR enklere. Når en leder starter (for eksempel) en rekrutteringsprosess, vil en godt definert arbeidsflyt flytte oppgaven over til HR, som lyser ut stillingen og kaller inn til intervju. Når rett kandidat er valgt, og kontrakten er signert, vil en arbeidsflyt automatisk kunne sette i gang onboardingsprosessen, hvor enkelte oppgaver tilordnes ledere, men andre oppgaver tilordnes HR. Høres bra ut, ikke sant?
Tips 6: Husk på sikkerhet og databeskyttelse
Vårt siste tips til deg handler om sikkerhet og databeskyttelse. Når du jobber med HR, jobber du med mennesker og data. Disse dataene er sensitive og må behandles med respekt. Du må selvsagt sørge for at GDPR overholdes, men du må også sørge for at dine ansatte føler seg trygge på at du forvalter deres data med diskresjon og respekt.
Veien videre
Sariba startet opp i år 2000 og har i år 23 årsjubileum. Det er vi selvsagt veldig stolte av. Vi kan, med hånden på hjertet si, at vi i løpet av de to siste tiårene har opparbeidet oss verdifull dybde- og breddeerfaring innen HR-faget. Vi har vært med på hele digitaliseringsreisen og kjenner derfor til de utfordringene dette har gitt, samt hvilke enorme gevinster de som har deltatt på reisen har høstet.
Vil du vite mer om HR-systemer og hva vi i Sariba kan hjelpe deg med?